Cara Audit dan step Factory Audit

Salam sejahterah sobat-sobat semua semoga sehat selalu kita jumpa lagi di blog Garmen dan Furniture seperti biasa kita lanjut ke tahap berikutnya yaitu Cara Audit dan step Technical Audit atau FACTORY AUDIT disini kita akan bahas step by step proses atau cara Audit dan step Technical Audit.

Fcartory Audit/Technical Audit adalah: Penilaian atau pemeriksaan terhadaap keseluruhan fungsi-fungsi yang mana untuk menentukan apakah sudah berjalan sesuai prosedure dan dilakukan tidak sebatas pada bagian produksi tapi bagian keuangan, operasional, managemen dan yang terpenting adalah fungsi dari pengendalian mutu/kwalitas.

Cara Audit dan step Technical Audit Langkah awal yaitu

Rapat Terbuka/Opening Meeting:  Auditor biasanya mengundang semua bagian antara lain Manager Quality control, Manager Personalia/HRD, Manager Accounting, dan Manager dan Staff-staff semua proses bagian Produksi. Didalam rapat terbuka auditor biasanya menjelaskan atau memperentasikan ruang lingkup audit/Audit scope lama waktu pelaksanaan audit dan masalah lain yang harus dibahas selama pelaksanaan audit dan setiap Manager/kepala departemen dari pihak client/buyer untuk komunikasikan pada staff bawahannya bahwa akan ada interview

• Karyawan akan diwancara  dengan Auditor dan  biasanya auditor secara acak mnangambil karyawan untuk di interview umumnya auditor menanyakan: Jam kerja, Gaji apakah sesuai UMK, gaji apakan pernah terlambat, jam lembur dan lain-lain
• File-file/dokumen, berkas yang akan di audit biasanya sudah disiapkan masing-masing bagian
• Auditor akan mengecek dokumen-dokumen semua bagian setelah itu auditor mengadakan pertanyaan-pertanyaan dan mengambil beberapa foto untuk di record bila ada dokomen yang kurang pasti di minta auditor biasanya dokumen yang umum yaitu tracking produk yaitu dari bahan material datang sampai proses pengiriman/export dan dokumen harus lengkap step-step nya dari proses terima barang material, proses awal produksi masuk ke finishing dan ke packing dan siap di kirim jadi dokumen lengkap nya yaitu surat printah kerja produksi
• Auditor biasa mengecek laporan Gaji, jam kerja dan lembur karyawan jika ada yang kurang auditor akan bertanya ke bagian akunting, HRD
• Auditor juga cek prosedure SOP perusahaan apakah prosedure sudah berjalan dengan baik dan di terapkan di masing- masing bagian proses produksi
• Auditor memantau prosedure dan fungsi pengendalian kualitas/mutu
• Auditor memantau system quality assurance dan Quality control
• Auditor memantau system/strukture organisasi 
• Praktik keseluruhan SDM

Melakukan Proses kerja Lapangan/Factory tour: Setelah rapat terbuka/opening meeting auditor telah banyak mengambil informasi yang telah dikumpulkan dan menggunakannya untuk rencana audit di produksi kemudian dilaksanakan berkomunikasi dengan seorang staff dan peninjau prosedur dan proses audit juga auditor akan menguji kepatuhan client/buyer yang sesuai kontrol internal akan di evaluasi untuk memastikan bahwa hal tersebut benar-benar di jalankan di produksi auditor  dapat mendiskusikan suatu masalah saat auditor mendapatkan penemuan masalah dan memberi solusi untuk memberikan feedback

Yang Perlu dilakukan auditor:

• Memastikan Proses produksi beroperasi sesuai prosedur atau SOP 
• Menganalisa kendala dan kelemahan yang terjadi harus dapat di temukan sehingga dapat segera di perbaiki.
• Memperbaiki arus produksi yang kurang akurat/ system flow chart per bagian proses
• Menganalisa proses quality/kualitas dan memberi solusi yang terbaik agar tercapat mutu yang baik
• Pendekatan proaktiv dalam peningkatan proses 

Melakukan dan step Technical Audit juga harus memiliki prinsip-prinsip sehingga proses audit bisa berjalan dengan baik juga mampur memberi dampak perbaikan kepada proses produksi  maupun operasional produksi dengan baik.

Prinsip Audit dengan baik:

• Menjaga kerahasiaan data yang di peroleh
• Auditor harus mampu memberikan bukti temuan sebagai bahan pertimbangan saat melakukan audit dan juga pembuktian investigasi
• Auditor harus melakukan kalrifikasi ketidak sesuaian yang terjadi saat aktivitas produksi dengan standar yang telah di tetapkan/tentukan
• Menyusun skemah peringkat untuk setiap temuan masalah dan ketidak sesuaian yang terjadi
• Auditor harus objektiv dan beritegritas dan sitematis dalam arti auditor bekerja secara independen tidak memihak ke siapapun
• Melakukan Audit bukanlah kegiatan untuk menagkap pelaku kecurangan tapi prilaku keseluruhan, auditor harus mampu memberri gambaran  kepada setiap unit kerja tentang masalah dan ketidak sesuaian  yang terjadi.
• Auditor melakukan secara profesional artinya auditor harus mempunyai pemahaman, kecerdasan, ketelitian, dan memahami situsai unit kerja yang sesuai

Untuk Versi Report Audit dan Foto-foto tentunya berdasarkan permintaan buyer/Client:

Rapat Penutupan/Closing Meeting: Setelah selesai semua audit maka Auditor memnita persetujuan dan tanggapan terkait masalah penemuan dan ketidak sesuaian di file, dokumen, lapangan atau produksi pada rapat penutupan audit dan tidak lupa auditor untuk menjelaskan rencana mengatasi masalah dan temuan-temuan atau yang tidak sesuai tersebut serta di beri waktu tanggal yang sudah di sepakati, pada rapat penutupan semua pihak yang terlibat akan mendiskusikan laporan audit dan tanggapan dari managemen dan jika ada masalah lainnya biasanya mereka langsung menyelesaikan dan mencari solusi yang terbaik.

Jangan dilewatkan Artikel ini:

1. Cara Membuat Effect Washing Pada Bahan Jins Denim
2. Cara menggunakan Tabel AQL (Acceptable Quality Level)
3. Quality Inspector Freelance pekerjaan yang Menjanjikan
4. Tips Cara Mengukur Garmen yang Benar
5. Apa itu DROP TEST dan berfungsi untuk apa
6. Cara Mengetahui Produk Furniture
7. Pengertian Inspeksi atau Inspection
8. Cara Inspeksi Boneka atau Toys Versi Inspector
9. Cara Kalibrasi Meteran QC. Garment
10. Peran Quality Assurance
11. Cara Inspeksi Batu Alam
12. Proses garmen manufacturing

Share this post